In de vorige video heb ik je laten zien hoe je in een engheidsmatrix ideeën voor AI-toepassingen die je bedenkt in een brainstorm sessie kunt rangschikken op de ethische aspecten – is een idee eng of is het juist ethisch verantwoord? – én op de toegevoegde waarde die een idee levert aan je organisatie – is een idee nuttig of heb je er niet veel aan? Uiteindelijk hou je een aantal ideeën over die In deze video laat ik je zien hoe je de meest nuttige én ethisch verantwoorde ideeën uitwerkt op een A4tje waarop de belangrijkste informatie over zo’n idee staat; ik noem dat een epic onepager.

In de video hierboven leg ik uit hoe je zo’n epic onepager voor een AI-toepassing maakt. Maar eerst is het goed om te weten wat nu precies een epic is. Het begrip epic komt uit de wereld van agile werken en betekent eigenlijk niks anders dan een verhaal, een heel kort verhaal waarin je aan iedereen die betrokken is bij technologische vernieuwing in je organisatie een idee uitlegt. Verhalen vertellen is een handige manier om dingen voor elkaar te krijgen. Mensen vinden het fijn om te denken in verhalen. Korte verhaaltjes kunnen mensen vaak moeiteloos onthouden en je kunt ze vaak eenvoudig opknippen in kleinere stukjes. En zo ga ik bij het uitwerken van de ideeën in een engheidsmatrix ook te werk. Eerst bedenk ik het grote verhaal, en dat doe ik in de vorm van een epic onepager.

Meestal worden epics ontwikkeld en opgeleverd door een team van specialisten in een organisatie in een periode van drie maanden. Een kwartaal is lang genoeg om echt een idee uit te kunnen werken in een daadwerkelijke AI-toepassing, maar ook kort genoeg om qua planning goed te kunnen overzien. Dus schrijf een epic onepager met een scope van drie maanden in je achterhoofd.

Hierboven zie je in één oogopslag wat er nu op zo’n epic onepager staat. Het belangrijkste wat er op staat is denk ik het doel. Wat wil je bereiken met de epic? Het is handig om bij het beschrijven van dat doel al direct te denken aan hoe het bijdraagt aan het bereiken van de visie van je organisatie. Waarom is het belangrijk om juist deze epic te realiseren? Wat wil je met de epic bereiken? Welk probleem los je ermee op?

Verder is het goed om aan te geven hoe een epic bijdraagt aan de waarde van je organisatie in termen van organisatiedoelstellingen en te verwachten voordelen. Wie is de doelgroep? Welke hulpmiddelen zijn nodig om een epic te realiseren? Denk bijvoorbeeld aan specialistische tools, kennis of beschikbaarheid van deskundigen, of de beschikbaarheid van specifieke data.

Verder wordt op een epic onepager kort beschreven hoe groot een epic is in termen van hoeveelheid werk, bijvoorbeeld het benodigde budget, de tijd die nodig is om de epic te maken en hoeveel uren daarvoor nodig zijn. Vaak wordt daarvoor gebruik gemaakt van een indeling waarbij de omvang van een epic – net zoals bij kledingmaten – wordt uitgedrukt in small, medium, large of extra large. Probeer zo’n inschatting samen met een aantal specialisten te maken om de nauwkeurigheid en de betrouwbaarheid te vergroten.

Tegenover de kosten en tijdsinvestering van een epic staan de opbrengsten. Wat kun je zeggen over de baten die de epic zal opleveren als die daadwerkelijk gerealiseerd is en ingevoerd in de bedrijfsprocessen van je organisatie? Kortom, hoeveel waarde vertegenwoordigt de epic en hoe nuttig zal hij zijn? Een tip: bespreek ook deze inschatting met een aantal deskundigen en probeer hun input om een definitieve inschatting van de te verwachten toegevoegde waarde te maken. Je kunt het begrip toegevoegde waarde meer handen en voeten geven door vanuit vier verschillende invalshoeken, die gebaseerd zijn op de veelgebruikte Balanced Scorecard van Kaplan en Norton naar waarde te kijken: de te verwachten waarde voor het interne bedrijfsproces, het product dat in een epic wordt opgeleverd, de financiële opbrengst en de mate waarin een epic bijdraagt aan innovatie.

In een volgende video vertel ik hoe je van zo’n epic dan de user stories beschrijft.